이 글은 비즈니스 문서 중 매번 새로운 내용과 구성으로 작성해야 하는 ‘기획서’, ‘제안서’, ‘사업계획서’ 등을 보다 빠르게, 임팩트 있게 만드는 데 도움을 드리고자 작성되었습니다. 정형화된 폼(form)에 반복되는 내용을 채우면 되는 업무 종사자에게는 필요 없는 글일 수 있으나, 오늘도 밤을 잊고 새로운 문서를 작성하느라 전투를 벌여야 하는 비즈니스맨들에게는 조그마한 보탬이 되길 바랍니다. 특히, 문서 작성이 ‘스트레스’가 아닌 자신의 꿈과 뜻을 펼치는 데 있어 말보다 쉬운 커뮤니케이션 도구가 되었으면 하는 바램입니다.
수준 높은 비즈니스 문서를 보면 공통적으로 참신한 기획력과 탄탄한 구성력을 갖추고 있으며, 논리적으로 근거들이 제시되어 있습니다. 이러한 문서를 능숙하게 만들기 위해 기획력, 구성력, 논리적 사고력을 먼저 배우곤 합니다. 그러나 실제, 그러한 훈련을 거쳐 문서작성에 대한 자신감과 효과를 느꼈는지는 의문입니다. 필자의 생각을 결론부터 말하자면, 어렵게 기획력, 구성력, 논리적 사고력의 훈련에서부터 시작하지 않아도, 몇 가지 개념적 비주얼(차트)을 활용하면 쉽게 수준 높은 비즈니스 문서를 만들 수 있다는 것입니다.
아래 소개할 개념적 비주얼의 적용 원리만 습득해도 여러분들이 말하고자 하는 메시지를 독자에게 보다 효과적으로 전달할 수 있을 것입니다. 또한, ‘자리가 사람을 만든다’라는 말도 있듯이 체계화된 형식이 내용 구성을 탄탄하게 이끌어 내며, 습득하기 어려웠던 기획력, 구성력, 논리적 사고력도 자연스럽게 향상시킬 수 있을 것입니다.
지금부터 그 활용 방법을 나누고자 합니다.
10개의 개념 구조화 차트
‘개념 구조화 차트’란 추상적인 개념들을 도해나 그림을 활용하여 시각적으로 표현하여 독자에게 그 의미를 쉽게 전달할 수 있도록 개발된 도구입니다. ‘개념 구조화 차트’는 저마다의 목적을 가지고 태어났으며, 각각 본연의 사용 용도가 있습니다. 따라서 전달하고자 하는 메시지의 성격과 맞게 매칭되어야 효과적인 전달이 실현됩니다. 디자인이 이쁘다는 이유로 메시지에 잘못된 차트를 입히면 오히려 독이 될 수 있습니다.
또한, 효과적인 메시지의 전달을 위한 ‘보조적 수단’이라는 점을 꼭 유념하여야 합니다. 수단이 목적으로 전도되어 화려한 색상을 입힐 경우, 오히려 메시지의 전달은 퇴색하게 됩니다.
정리해 보면, 개념 구조화 차트의 사용에 앞서 ①메시지의 성격과 맞는 차트를 선택하여야 하며, ②메시지 전달의 보조적 수단임을 잊지 마시기 바랍니다. 그럼, 기획서, 제안서, 사업계획서 등에 가장 많이 활용되는 10개의 개념 구조화 차트에 대해 총 3번의 포스팅을 통해 세부적으로 알아보도록 하겠습니다.
1. 개념(항목)을 정의(설명)하는 ‘피라미드 차트’와 ‘카테고리 차트’
두 차트 모두 개념(항목)을 정의(설명)하기 위한 점에서는 목적이 같습니다. 그러나, 개념(항목) 간 관계가 동등한가, 레벨의 차이가 있는가에 따라 그 적용이 달라집니다. 개념(항목)이 상하 개념이거나 순위를 구분할 수 있는 경우에는 피라미드 차트를, 그룹핑되어 수평적이거나 대등한 개념일 경우에는 카테고리 차트를 사용합니다.
예제를 통해 그 차이를 확인해 보도록 하겠습니다. 아래 [예제1]은 어떤 기업의 경영전략을 설명한 장표로서 비전-경영키워드-경영환경 등을 피라미드 차트로 나타내었습니다. 비전-경영키워드-경영환경 등은 상하 개념 또는 순위를 구분할 수 있는 개념들입니다.
[예제1] OO기업 2010 경영전략
반면, 아래 [예제2]는 어떠한 항목을 기업별로 긍정적 이미지와 부정적 이미지를 조사한 것으로 항목(경쟁사)들이 수평적이므로 카테고리 차트를 사용하였습니다.
[예제2] OO산업 경쟁기업 서비스 이미지 조사
피라미드 차트는 기획서에서 기획의 목적, 목표, 기획과제, 세부 실천과제 등의 개념을 상하 관계로 표현할 때 유용하게 사용되기도 합니다. 정의(설명)하고자 하는 개념(항목)들을 순위를 두어 구분할 수 있는 경우, 피라미드 차트를 적용하면 메시지를 보다 이해하기 쉽게 전달할 수 있을 것입니다.
카테고리 차트는 그룹화를 통해 구조화된 형태로 메시지를 전달하므로 독자에게 체계적인 문서로 각인시키는 효과가 있습니다. 조사결과나 분석결과를 정리할 때 유용하게 사용할 수 있으며, 다른 유형의 차트와도 결합하면 문서의 격을 더욱 높일 수 있습니다. 또한, 개념(항목) 간 중복이 있는지, 누락된 것이 있는지를 체크해 봄으로써 논리적 사고력을 빠르게 증진시킬 수 있습니다.
다음 시간에는 업무(사업)의 추진단계나 프로세스를 쉽게 전달해 주는 보트차트, 계단차트, 원 차트의 사용법과 차이점에 대해 알아보도록 하겠습니다.